Panama Events
Van briefing tot budget in uren, niet dagen. AI die klantbriefings leest, brainstorms transcribeert, en automatisch 200+ catalogus-items matcht tot een volledig budget.
De klant
Panama Events is een Belgisch evenementenbureau dat jaarlijks zo'n 300 events organiseert voor klanten zoals Unilever, DHL, en Red Bull. Van bedrijfsevenementen tot brand activations. Ze runnen het volledige traject: van klantbriefing tot opbouw, van catering tot crew.
Met een team van projectmanagers, een grafische cel, logistiek, en een productieteam is Panama een volwassen organisatie. Maar zoals veel KMO's bleef veel werk manueel.
Het probleem
Elke event begint met een klantbriefing. Daarna volgt een wekelijkse statusmeeting waar het team brainstormt over het concept. En dan het echte werk: een budget maken in Excel.
Dat klinkt simpel. Het is het niet.
Een typisch Panama-budget heeft 9 hoofdcategorieën, tientallen subcategorieën, en kan oplopen tot 200+ leveranciers. Locatie, catering, techniek, personeel, decoratie, logistiek. Elke regel met eenheidsprijs, aantal, en formules voor totalen.
Voordien
- Briefing handmatig uitpluizen
- Brainstorm-ideeën uit notities halen
- Zoeken in oude budgetten naar vergelijkbare events
- Handmatig catalogus-items selecteren
- Leveranciersprijzen opvragen en invoeren
- Budget in Excel samenstellen
- Formules controleren, versies beheren
Nu met AI
- AI leest de briefing automatisch
- AI transcribeert en analyseert brainstorms
- Automatisch vergelijkbare events gevonden
- 200+ items automatisch gematcht
- Slimme prijssuggesties op basis van historie
- Budget gegenereerd in juiste format
- Projectmanager controleert en verfijnt
Het resultaat? Budgetten in uren, niet dagen. De projectmanager besteedt tijd aan wat écht telt: de klantrelatie, het concept verfijnen, en zorgen dat het event perfect wordt. Niet aan Excel-werk.
De oplossing
We bouwden drie tools die naadloos samenwerken:
- Briefing Tool — Leest klantbriefings (PDF, mail, document) en extraheert automatisch de requirements. Aantal gasten, locatie-eisen, thema, budget-indicatie, datum. Alles gestructureerd.
- Brainstorm Transcriptie — Neemt wekelijkse status-meetings op, transcribeert in het Nederlands, en haalt de key decisions en concept-ideeën eruit.
- Budget Generator — Combineert briefing + brainstorm-output en genereert een volledig budget in Panama's Excel-format. Matcht automatisch tegen hun catalogus van 200+ items en suggesties op basis van vergelijkbare events uit het verleden.
Start een nieuw project, voer briefing in, genereer budget
Waarom dit werkt
AI vervangt hier geen mensen. AI neemt het saaie werk over.
De projectmanager blijft de expert. Die weet welke locatie past bij de klant, welke catering werkt voor dit type event, waar je kunt besparen zonder kwaliteit te verliezen. Maar het zoeken, kopiëren, en invoeren? Dat hoeft niet meer handmatig.
Het team kan nu meer events aan met dezelfde mensen. Of dezelfde events met minder stress. Beide zijn winst.
"Dat ziet er eigenlijk compleet uit."— Han, Operations Manager, Panama Events
Technisch
De tool draait als web-applicatie, toegankelijk voor het hele team. Gebouwd met moderne AI-modellen die Nederlands goed begrijpen. Geïntegreerd met Panama's bestaande Excel-templates zodat output direct bruikbaar is.
Geen maandenlange implementatie. Geen grote IT-projecten. Werkende AI in weken.
Herkenbaar?
Verliest jouw team ook uren aan manueel werk dat slimmer kan?
Laat ons kijken wat AI voor jou kan doen.