Begin niet met AI. Begin met je processen.

"We willen iets met AI doen." Dat horen we vaak. Maar als we vragen "wat wil je dan automatiseren?", wordt het stil. AI is geen doel. Het is een middel.

Waarom beginnen de meeste AI-projecten verkeerd?

Het patroon is altijd hetzelfde:

1. CEO leest over AI
2. Voelt dat "we iets moeten doen"
3. Belt een AI-bedrijf
4. "Kunnen jullie AI voor ons implementeren?"

Onze vraag: "AI voor wat?"

Stilte.

Dit is geen kritiek. Het is begrijpelijk. AI is overal. Iedereen heeft het erover. Je wilt niet achterblijven.

Maar AI zonder duidelijk probleem is als een hamer zonder spijker. Krachtig gereedschap. Nergens voor te gebruiken.

Wat gebeurt er als je een slecht proces automatiseert?

Dit is de ongemakkelijke waarheid:

AI automatiseert. Het versnelt. Het maakt consistent.

Maar het maakt niet slim. Het maakt niet georganiseerd. Het ruimt geen rommel op.

Voorbeeld: Een bedrijf automatiseert hun offerte-proces met AI. Probleem: de input voor offertes zit verspreid over 4 systemen. Niemand weet wat de juiste prijzen zijn. Er zijn 3 versies van de productlijst.

Resultaat: AI genereert nu in 30 seconden offertes die in 50% van de gevallen verkeerd zijn. Vroeger duurde het 2 uur, maar dan klopte het tenminste.

Ze hebben hun probleem niet opgelost. Ze hebben het versneld.

Wat is de juiste volgorde voor AI-implementatie?

Niet andersom.

Stap 1: Begrijp je proces

Kun je uitleggen wat er precies gebeurt van begin tot eind? Niet vaag, maar concreet?

Als je deze tabel niet kunt invullen, kun je het proces niet automatiseren.

Stap 2: Verbeter wat kapot is

Nu je je proces begrijpt, zie je waar het misgaat:

• Onnodige stappen — Dingen die je doet "omdat we dat altijd zo doen"
• Dubbel werk — Dezelfde info op meerdere plekken invoeren
• Onduidelijke handoffs — Taken die blijven liggen omdat niemand weet wie aan zet is
• Informatie die verloren gaat — Kennis in hoofden, niet in systemen

Fix dit eerst. Soms zonder AI. Soms is de oplossing simpeler dan je denkt — een gedeelde spreadsheet, een checklist, een weekly standup.

Stap 3: Automatiseer wat werkt

Pas als je een goed werkend proces hebt, ga je automatiseren.

Nu weet je precies wat AI moet doen:

• Welke input komt binnen
• Wat er mee moet gebeuren
• Waar de output heen gaat
• Wanneer een mens moet ingrijpen

Geen giswerk. Geen "misschien kunnen we..." Concrete taken die overgenomen kunnen worden.

Voorbeeld: Notariskantoor bespaart 15 uur per week

Een notariskantoor in Vlaanderen wilde "AI voor documenten".

De situatie:

• Documenten kwamen binnen via mail, WhatsApp, post, en persoonlijke afgifte
• Niemand wist waar wat stond
• Gemiddeld 30 minuten zoeken per dossier
• Fouten door verkeerde versies of ontbrekende documenten

Stap 1: Proces in kaart

We tekenden uit wat er echt gebeurde. Dat was al een eye-opener. 4 verschillende manieren om hetzelfde te doen. Geen standaard.

Stap 2: Basis op orde

• Eén centrale plek voor documenten (niet 4)
• Duidelijke mappenstructuur en naamgeving
• Standaard intake-proces: alles via één kanaal

Dit alleen bespaarde al 8-10 uur per week. Zonder AI.

Stap 3: AI toevoegen

Nu kon AI helpen:

• Documenten automatisch lezen en classificeren
• Data eruit halen (namen, data, bedragen)
• Concept-aktes genereren
• Checken of alle benodigde documenten aanwezig zijn

Maar let op: tweederde van de besparing kwam van het opruimen van het proces. AI deed de rest.

Maar we hebben geen tijd om processen te documenteren...

Dit horen we vaak. "We zijn te druk met het dagelijkse werk."

De ironie: je bent druk omdat je processen niet op orde zijn.

De tijd die je nu verliest aan:

• Zoeken naar informatie
• Uitleggen hoe dingen werken aan nieuwe mensen
• Fouten corrigeren
• Dezelfde vragen beantwoorden

Die tijd kun je investeren in één keer je proces uitwerken. En daarna nooit meer.

Het kost 4-8 uur om een proces goed in kaart te brengen. Het bespaart je tientallen uren per maand.

Welke vragen moet je stellen voordat je aan AI begint?

Voordat je een AI-project start:

1. Wat kost ons nu de meeste tijd?
   Waar zit de pijn? Wat frustreert je team het meest?
2. Kunnen we dit uitleggen aan een nieuw iemand?
   Is het gedocumenteerd? Of zit alle kennis in hoofden?
3. Wat gaat er regelmatig mis?
   Waar zitten de gaten? Welke fouten maken we steeds opnieuw?
4. Wat zou er veranderen als dit 10x sneller ging?
   Is sneller ook beter? Of creëer je nieuwe problemen?
5. Wat is de business impact?
   Hoeveel uur bespaart dit? Hoeveel omzet levert het op?

De antwoorden op deze vragen vertellen je waar AI zin heeft. En waar niet.

De conclusie

AI is krachtig. Maar het werkt alleen op een goede fundering.

Je hebt geen AI-strategie nodig. Je hebt een proces-strategie nodig waar AI onderdeel van kan zijn.

En als het antwoord op die vraag helder is, kijk dan naar je proces. Is het klaar om geautomatiseerd te worden? Of moet je eerst opruimen?

Die eerlijke vraag bespaart je maanden frustratie en duizenden euro's aan mislukte AI-projecten.

Dit artikel is geschreven door Ivan Westerhof, co-founder van Soulware. We bouwen AI-tools voor Vlaamse KMO's.