Te veel software tools? De oplossing is niet nóg een tool
Elke keer als je een probleem hebt, zoek je een tool. "Er moet toch iets bestaan dat dit doet?" En ja, dat bestaat. Maar na een paar jaar heb je 20+ tools die niet samenwerken. En de oplossing is niet: nóg een tool.
De oplossing voor tool-chaos is niet Zapier. Het is: (1) schrap wat je niet gebruikt, (2) consolideer naar minder tools, of (3) bouw custom waar het loont. De beste software-stack is de kleinste die werkt.
Hoeveel betaal je per maand aan software?
Tel eens op. Alles bij elkaar:
Plus de niche-tools. De industrie-specifieke apps. De tools die je team zelf heeft gevonden.
€500? €1000? Meer?
De meeste KMO's die we spreken zitten tussen €500 en €1500 per maand. En dat is alleen het geld. De echte kosten zitten ergens anders.
Wat kost software-chaos echt?
De licentiekosten zijn nog het minste.
De echte kosten:
| Kostenpost | Wat het betekent |
|---|---|
| Tijd | Data kopiëren van A naar B. Schakelen tussen interfaces. Onthouden waar wat staat. 2-5 uur per week per persoon. |
| Fouten | Data die niet klopt omdat het op twee plekken anders staat. Updates die niet doorkomen. Klanten die verkeerde info krijgen. |
| Training | Elke nieuwe medewerker moet 15 tools leren. Elk met eigen logica. Onboarding duurt weken in plaats van dagen. |
| Debugging | Als er iets misgaat: welke tool is de schuldige? Probleem oplossen wordt detectivewerk. |
De ironie: Je hebt al die tools om efficiënter te werken. Maar samen maken ze je inefficiënter.
Hoe ben je hier terecht gekomen?
Het begint altijd onschuldig:
- Je hebt een probleem
- Je Googlet "beste tool voor [probleem]"
- Je vindt iets dat 80% doet van wat je nodig hebt
- Je past je proces aan de tool aan (niet andersom)
- Herhaal voor het volgende probleem
Na een paar jaar heb je een ecosysteem van 15-25 tools die:
- Niet goed met elkaar praten
- Data dupliceren (of erger: conflicteren)
- Elk hun eigen login, interface en logica hebben
- Samen veel meer kosten dan je dacht
En nu zit je vast. Elk tool heeft data. Elk tool heeft gewoontes. Migreren lijkt een nachtmerrie.
Waarom Zapier geen oplossing is
De standaard reflex als tools niet samenwerken:
"We hebben Zapier nodig! Of Make! Of n8n!"
Het idee: één tool die alle andere tools aan elkaar knoopt.
Het probleem:
- Nu heb je nóg een tool
- Die ook kapot kan gaan
- Die ook onderhoud nodig heeft
- Die ook €50-200/maand kost
- Die niemand begrijpt als de persoon die het bouwde vertrekt
"We hebben een integratie-tool nodig om onze tools te integreren die we nodig hadden omdat onze vorige tools niet integreerden."
Klinkt dat als een oplossing?
Zapier is prima voor simpele connecties. Maar als je complexe workflows bouwt met 10+ zaps die van elkaar afhangen, heb je een nieuw probleem gecreëerd.
Wat zijn de alternatieven?
Er zijn drie echte oplossingen:
Optie 1: Schrap wat je niet echt gebruikt
Wees eerlijk: hoeveel van die tools gebruik je écht? Volledig?
De meeste bedrijven hebben 3-5 tools die ze intensief gebruiken, en 10+ tools waar ze €20-50/maand voor betalen en nauwelijks aanraken.
Actie: Maak een lijst. Check de laatste login-datum. Schrap wat je 3 maanden niet hebt gebruikt.
Optie 2: Consolideer waar het kan
In plaats van Notion + Airtable + Monday: kies er één.
Ja, het is niet perfect. Geen enkele tool is 100% wat je wilt. Maar één tool die 80% doet is beter dan drie tools die samen 95% doen maar niet samenwerken.
Actie: Identificeer overlap. Kies de tool die het meeste dekt. Migreer stap voor stap.
Optie 3: Bouw custom waar het loont
Als je €500+/maand betaalt aan tools die niet lekker samenwerken, is een custom systeem het onderzoeken waard.
Eén ding dat precies doet wat jij nodig hebt. Geen features die je niet gebruikt. Geen workarounds. Geen integratie-tools om tools te integreren.
Wanneer dit zin heeft:
- Je betaalt €500+/maand aan overlappende tools
- Je team verliest uren per week aan handmatig werk tussen systemen
- Je processen zijn uniek genoeg dat standaard tools niet passen
Voorbeeld: €650/maand aan tools vervangen
Magic of Me maakt gepersonaliseerde kinderboeken met AI. Ze gebruikten 6 verschillende tools:
- Eén voor bestellingen
- Eén voor betalingen
- Eén voor het genereren van illustraties
- Eén voor het samenstellen van boeken
- Eén voor klantcommunicatie
- Eén voor analytics
Het probleem: Data moest handmatig heen en weer. Als er iets misging, was het uren zoeken waar het fout ging. Totale kosten: ~€650/maand.
De oplossing: Eén custom systeem dat alles doet.
Het resultaat:
- Van €650/maand naar €50-100/maand (alleen hosting + AI-kosten)
- Geen handmatig werk meer tussen systemen
- Problemen? Eén plek om te kijken
- Volledig op maat voor hun workflow
ROI: Het custom systeem verdiende zichzelf terug in ~6 maanden. Alles daarna is pure besparing.
Maar is migreren niet een nachtmerrie?
Dit horen we vaak. "We willen wel, maar al onze data zit in die tools."
Ja, migratie kost moeite. Maar:
- Je hoeft niet alles in één keer te doen. Begin met één systeem. Laat de rest draaien totdat het nieuwe systeem bewezen is.
- De meeste data is exporteerbaar. CSV, API's, of gewoon kopiëren. Het is werk, maar het is eindig werk.
- De pijn van migratie is eenmalig. De pijn van tool-chaos is permanent.
Over 6 maanden ben je blij dat je de overstap hebt gemaakt. Of je zit nog steeds met 20 tools die niet samenwerken.
De vraag die je jezelf moet stellen
Niet: "Welke tool lost dit op?"
Maar: "Hoe kan ik dit simpeler maken?"
Soms is het antwoord een betere tool. Soms is het antwoord: minder tools. Soms is het antwoord: één tool die precies past.
De beste software-stack is de kleinste die werkt.
Veelgestelde vragen
Hoeveel betalen KMO's per maand aan software tools?
De meeste KMO's betalen €500-1500 per maand aan SaaS tools. Maar de licentiekosten zijn nog het minste — de echte kosten zitten in tijd (2-5 uur per week per persoon aan data kopiëren tussen systemen), fouten, training en debugging.
Waarom is Zapier geen oplossing voor te veel tools?
Zapier voegt nóg een tool toe die ook kapot kan gaan, onderhoud nodig heeft, €50-200/maand kost, en die niemand begrijpt als de persoon die het bouwde vertrekt. Complexe workflows met 10+ zaps die van elkaar afhangen creëren een nieuw probleem.
Wanneer is custom software bouwen beter dan SaaS tools?
Custom bouwen loont als je €500+/maand betaalt aan overlappende tools, je team uren per week verliest aan handmatig werk tussen systemen, of je processen uniek genoeg zijn dat standaard tools niet passen. Voorbeeld: Magic of Me ging van €650/maand naar €50-100/maand met één custom systeem.
Hoe los je software tool-chaos op?
Drie opties: (1) Schrap wat je niet echt gebruikt — check laatste login-data en verwijder wat je 3 maanden niet hebt aangeraakt, (2) Consolideer naar minder tools — één tool die 80% doet is beter dan drie die 95% doen maar niet samenwerken, (3) Bouw custom waar het loont.
Wil je weten hoe je jouw tool-chaos kunt opruimen?
We kijken graag met je mee naar wat je hebt en wat je echt nodig hebt. Geen verkooppraatje — gewoon een eerlijk gesprek.
Plan een gesprek →