Collectief Geheugen
20 jaar projectkennis zat verspreid over mappen, oude offertes en de hoofden van ervaren collega's. Nu stelt het team één vraag in gewone taal en krijgt het in seconden antwoord, met bronvermelding.
De klant
Panama is een Belgisch evenementenbureau dat jaarlijks zo'n 300 events organiseert, van bedrijfsevenementen tot brand activations. Voor Panama bouwden we eerder al een AI-budgettool. Dit is het vervolgverhaal: wat doe je met twintig jaar opgebouwde kennis?
Het probleem
Elke organisatie die lang genoeg bestaat, heeft een geheugen. Alleen zit dat geheugen zelden op één plek. Bij Panama leefde het in SharePoint-mappen, oude offertes, draaiboeken, presentaties en mailboxen. En vooral: in de hoofden van de mensen die er al jaren werken.
Het gevolg kent elk gegroeid bedrijf. De vraag "hebben we ooit iets vergelijkbaars gedaan?" kost een halve dag rondvragen. Nieuwe collega's stellen dezelfde vragen opnieuw. En als een ervaren kracht vertrekt, vertrekt een stuk van het bedrijf mee.
Voordien
- Rondvragen wie er destijds bij was
- Mappen doorzoeken op halfvergeten bestandsnamen
- Oude offertes één voor één openen
- Dezelfde vragen telkens opnieuw beantwoord
- Kennis vertrekt mee met mensen
Nu met AI
- Eén vraag in gewone taal
- Antwoord in seconden, met bronvermelding
- Vergelijkbare projecten meteen naast elkaar
- Feedbackknoppen maken het systeem elke week beter
- Kennis blijft, ook als mensen vertrekken
De oplossing
We bouwden een collectief geheugen bovenop de documenten die er al waren. Geen migratie, geen nieuwe mappenstructuur, geen extra invoerwerk voor het team.
- Alles geïndexeerd: offertes, draaiboeken, verslagen en presentaties van twintig jaar projecten, automatisch ingelezen vanuit de bestaande documentopslag.
- Slim zoeken: een combinatie van betekenis-zoeken en klassiek zoeken. "Iets zoals dat magazijnfeest van een paar jaar terug" werkt even goed als een exacte term.
- Antwoorden met bronplicht: elk antwoord verwijst naar de documenten waarop het gebaseerd is, met een directe link naar het origineel. Geen bron, geen antwoord.
Waarom dit werkt
Een kennisbank staat of valt met vertrouwen. Daarom is de bronvermelding geen extraatje maar een regel, en daarom meten we de kwaliteit vóór het team ze voelt: elke nieuwe versie wordt eerst gescoord op een vaste set echte vragen voor ze live gaat. Het team geeft met één klik feedback op elk antwoord, en die feedback stuurt de volgende verbeterronde.
En de expert blijft de expert. Het systeem vindt het precedent; de mens beslist wat het waard is. Het verschil is dat niemand nog een halve dag hoeft rond te vragen om het te vinden.
Technisch
Een web-applicatie voor het hele team, gebouwd bovenop de bestaande documentopslag, met Europese hosting. Antwoorden komen altijd met citaties, en de kwaliteit wordt per release gemeten met een vaste testset. Geen maandenlange implementatie. Werkende AI in weken.
Herkenbaar?
Boek een vrijblijvend gesprek van 30 minuten om te bekijken wat er vandaag al mogelijk is voor jouw bedrijf.
Plan een gesprek →